Evaluation of The Quality of Health Information System at Locality level

Abstract

ABSTRACT

Introduction: Health information system (HIS) is a system that integrates data

collection, processing, reporting and use of the information necessary for improving

health services. It’s actually a crucial determinant for health planners to implement

and distribute health services.

The objective: to investigate the quality of health information system at locality

level in Khartoum State 2012.

The methodology:

The study was a descriptive cross sectional study; it was limited to three randomly

selected localities namely, Khartoum, Omdurman and Sharg Elneel. It was

characterized by using two stages cluster sample; the sample size of health centers

was 93 health centers. The health centers represented three categories namely:

governmental health centers (42), non-governmental organizations centers (46) and

five private centers.

Direct Interviews were conducted with (93) medical directors and (93) statistical

technicians at the health centers through pre-tested standardized questionnaire. Indepth

interviews were carried out with the mangers and statistical technicians at the

health team, locality and State Ministry of Health levels.

A standard checklist was used to review the quality of statistical monthly reports and

the available resources of the statistical units at the health centers. The data were

analyzed using SPSS version 11, and chi-square test was used. P value < 0.05 was

considered significant.

x

Results: The study revealed that, the statistical monthly reports of the year 2010

were not up to the required standard of accuracy. The percentage of statisticians

using tally tables at the governmental centers was (21.4%) while at nongovernmental

organizations centers, it was (37%) and (40%) at the private centers.

This study showed that there was an evident inaccuracy of the information of the

statistical monthly report of the year 2010, regarding the diseases reported in

outpatient clinic of the health centers. Result of the completeness of the reports

showed, at the non-governmental organizations centers and Private centers, a higher

percentage of completeness revealed, than the governmental centers, especially in

important items like immunization and antenatal care services. The statistical

monthly reports were sent regularly in due time. (71%) of the medical directors used

health information in the report, this was mainly confined to know disease pattern in

the community. Feedback on the monthly statistical reports from the health teams to

the medical directors did not exceed a percentage of (28%).

All the statisticians at the governmental centers (100%) received the basic statistical

training course before recruitment, while at the non-governmental organizations

centers the percentage was (97.8%) and (60%) at the private centers. (47.2%) of the

statisticians at different types of health centers did not receive in service training

directed to HIS.

At the governmental, non-governmental organizations centers and private centers

there were marked shortages in the available resources, mainly computers (7.5%),

photocopies (3.2%), Printers (2.1%) and cars (7.5%). No shortages in box files

(96%) and cupboards (89.2%), at the three types of health centers.

xi

Results from interviews showed that, the directors at SMOH, localities and health

teams, did not receive any technical training in HIS. No regular feedback between

the different administrative levels. They were facing many problems like lack of

supporting facilities and fund. Absent of regulations and guidelines of Health

information system at the locality level.

Conclusion: Health information system was inadequately functioning at the locality

level in Khartoum State. There were many loopholes and negative aspects that need to

be managed, mainly the inaccuracy of the statistical monthly report. The use of

information was poorly practiced at all levels. There were problems reflected in the

capacities, of human resources and inadequate resources.

Recommendations: capacity building for the personnel involved in the system, to set

clear guidlines for the health information system. It is crucial to reinforce, the

feedback and use of information at all levels through measures and directions from

top level decision makers, improve the working conditions and avail budget for

health information system.

xii

Abstract Arabic

مقدمة: نظام المعلومات الصحية ھو آلية جمع ومعالجة وتحليل البيانات ونقل المعلومات التي يحتاج

إليھا جميع المستويات التى تقدم الخدمات الصحية لالستفادة منھا بواسطة متخذى القرار لوضع االخطط

التى تساعد فى تطويرھذه الخدمات الصحية.

االھداف: تقييم جودة نظام المعلومات الصحية على مستوى المحلية بوالية الخرطوم في العام ٢٠١٢م.

منھجية البحث: تتميز ھذه دراسة بانھا وصفية بأسلوب العينة العنقودية من مرحلتين ولقد كان حجم

العينة بالنسبة للمراكز الصحية ھو ٩٣ مركز صحي ينقسم إلى ٤٢ مركز صحي حكومي، ٤٦ مركز

صحي منظمات و ٥ مراكز صحية خاصة حسب التوزيع النسبي. أجريت معاينات مع ٩٣ مدير طبي

و٩٣ إحصائي بالمراكز الصحية عن طريق استبيانات مخصصه لذلك. كما أجريت المقابالت الشخصية

مع مدراء الرعاية الصحية األولية واإلحصائيين على مستوى الفرق الصحية والمحلية ورئاسة وزارة

الصحة الوالئيه. كما تمت مراجعة التقارير االحصائية ومالحظة الموارد المتوفرة لوحدات اإلحصاء

بالمراكز الصحية عن طريق قائمة ضبط .

النتѧѧائج: التقѧѧارير الشѧѧھرية للعѧѧام ٢٠١٠ لѧѧم تكѧѧن بالمسѧѧتوى المطلѧѧوب مѧѧن الدقѧѧة، وقѧѧد وجѧѧد ان نسѧѧبة

االحصائيين الذين يستعملون نظام الحزمѧة للتصѧنيف فѧى المراكѧز الحكوميѧة ال تتجѧاوز (٢١٫٤ (%بينمѧا

ترتفع النسبة فى مراكز المنظمات الى (٣٧ (%والمراكز الخاصѧة الѧى (٤٠ .(%كمѧا اوضѧحت الدراسѧة

مستوى ملحوظ من عدم دقѧة المعلومѧات الصѧحية بѧالتقرير االحصѧائى الشѧھرى للعѧام ٢٠١٠ فيمѧا يتعلѧق

باالمراض الموجودة بسجل العيادة الخارجية بالمراكز الصحية. بالنسبة الكتمال التقѧارير نجѧد ان مراكѧز

المنظمات والمراكز الخاصة اظھرت معدالت اعلى من المراكز الحكومية خاصة فѧى المحتويѧات الھامѧة

مثل التطعيم ورعاية الحوامل. يتم ارسال التقارير االحصائية بصورة منتظمة وفى وقѧت محѧدد. (٧١ (%

مѧن المѧدراء الطبيѧين اسѧتخدموا المعلومѧات الصѧحية الموجѧودة بالتقѧارير، لمعرفѧة تѧردد االمѧراض فѧى

المجتمع. كانت نسبة التغذيѧة الراجعѧة عѧن التقѧارير االحصѧائية الشѧھرية مѧن المحليѧات للمراكѧز الصѧحية

.(%٢٨)

xiii

(١٠٠ (%مѧن االحصѧائيين بѧالمراكز الحكوميѧة تلقѧوا التѧدريب االحصѧائى االساسѧى قبѧل التعيين.وكانѧت

نسبة الذين تلقوا ھذا التدريب بمراكز المنظمات (٩٧٫٨ (%والمراكز الخاصѧة (٦٠) .(%٤٧٫٢ (%مѧن

االحصائيين بالمراكز الصحية لم يتلقوا تدريبا مباشرا على نظام المعلومѧات الصѧحية اثنѧاء فتѧرة الخدمѧة.

ً

ملحوظѧا فѧي المѧوارد المتاحѧة فѧي كѧل مѧن المراكѧز الحكوميѧة ومراكѧز المنظمѧات ً اظھرت الدراسة نقصا

والمراكز الخاصѧة. ھѧذا الѧنقص تمثѧل فѧي الكمبيѧوترات (٧٫٥ (%وآالت التصѧوير (٣٫٢ (%والطابعѧات

(٢٫١ (%والعربѧات (٧٫٥ .(%لѧم يكѧن ھنѧاك نقѧص فѧي فѧايالت الحفѧظ (٩٦ (%والѧدواليب (٨٩٫٢ (%

بالمراكز الصحية الثالث.

أظھرت نتائج المقابالت الشخصية التي تمت مع المدراء في كل من وزارة الصحة الوالئية، المحليات

والفرق الصحية، ان ھذه الفئات لم تتلقى أى تدريب فني عن نظام المعلومات الصحية. ھذا باإلضافة إلى

عدم وجود معينات للعمل والنقص في االعتمادات المالية. كما ان سياسة نظام المعلومات الصحية غير

داعمة ألداء وألنشطة النظام على مستوى المحليات.

خلصت الدراسة: إلى أن نظام المعلومات الصحية ال يسير بالصورة المطلوبة على مستوى المحليات

بوالية الخرطوم.

ھنالك العديد من السلبيات مثل عدم الدقة واكتمال المعلومات واالستفادة من المعلومات وعدم وجود نظام

للتغذية الراجعة. ھذا باالضافة الى ضعف اإلمكانيات المادية ووسائل االتصال، ولعل الجانب اإليجابي

الوحيد ھو االنتظام في إرسال التقارير الشھرية في المواعيد المحددة.

التوصيات: العمل على بناء القدرات للعامليين، تقوية سياسة نظام المعلومات الصحية. ال بد من االھتمام

بالتغذية الراجعة واستخدام المعلومات وذلك بوضع الضوابط والتوجيھات الضابطة لكل المستويات،

تحسين ببيئة العمل وتوفير الميزانية لنظام المعلومات الصحية.