الارشيف الإلكتروني لملفات الإدارة العامة للموارد المالية والبشرية بالشركة الوطنية للحفر والإستثمار

Abstract

المستخلص نظام الأرشيف الإلكترونى ، وسيلة عمل مهمة لكل مؤسسة أو منشأة حكومية أو قطاع خاص ، والإرشيف يلعب دور مهماً فى حفظ الخطابات وإسترجاعها بطريقة سهلة ومرنة . هدفت الدراسة إلى تصميم نظام معلوماتى فى أتمتة العمل المكتبى قادر على سهولة حفظ وتحزين وإسترجاع البيانات (الخطابات والمذكرات الواردة ، القرارات ، التقارير الأسبوعية والشهرية ، والإستمارات ) وأرشفتها وسريتها والحصول على التحليل والتصميم وإستخدامه لغة النمزجة الموحدة (UML) وتم تصميم وتطبيق النظام وعرضه على مدير الإدارة العامة للموارد المالية والبشرية – الشركة الوطنية لتطبيق النموزج ومقارنته بالطريقة التقليدية وأهم النتائج التى توصلت إليها الباحثة زيادة فعالية أداء الإدارة بتوفير المعلومات اللازمة وإستخدام نفس الوثيقة أو المستند دون أن تتعرض للتلف أو الضياع ، أى على عكس ما كان سابقا وكما أن النظام يتيح وضعية المشاركة فى المعلومات مما ساعدكثيرا فى إجراء عملية التقويم والإختيار للمستندات عديمة القيمة الإرشيفية والتى كان من الصعب إجراؤها بصورة يدوية خصوصا إذا كان عدد المسنتدات كبير جدا . كما أن النظام يتيح سهولة وسرعة إستخلاص التقارير المطلوبة مما يساعد بشكل كبير فى عمليات دعم القرار وتوصى الباحثة بضرورة تعميم هذا النظام على جميع الإدارات فىالمؤسسة وبرمجته .

Abstract Electronic archive system, and an important means of action of each institution, governmental or private sector facility, and archive plays an important role in keeping speeches and retrieval easy and flexible manner. he study aimed to information system design automation Office is able to easily save and storage and retrieval of data (letters and memos contained, decisions, weekly and monthly reports, and forms), archiving, confidentiality and access to analysis and design and use standardized the model the language (the UML) was the design and application of the system and submitted to the Director general management, financial and human resources - national company To apply the model and compared to the traditional way and the most important findings of the researcher to increase the effectiveness of management performance by providing the necessary information and use the same document or document without being damaged, lost, ie the opposite of what was formerly The system also allows the status of participation in the information which has helped a lot to make a Calendar and the selection of archival documents of no value and that it was difficult to take place in handy, especially if the number of Documentstoo large. The system also allows easy and rapid extraction of the required reports, which helps greatly to the decision-support operations and researcher recommends the need to mainstream this system to all departments in the organization and programming.